Werken in de zon en sociale zekerheid: welk land springt voor de rekening?
Je hebt de loonheffingen netjes geregeld, de salary split staat in de administratie en dan komt de vraag waar veel ondernemers overheen kijken: in welk land is mijn werknemer eigenlijk verzekerd? Sociale zekerheid volgt namelijk compleet eigen regels. En die kunnen heel anders uitpakken dan de belastingheffing.
Eén stelsel, en geen twee
Het eerste wat je moet weten: binnen de EU geldt dat een werknemer maar in één land sociaal verzekerd kan zijn, nooit in twee tegelijk. Welk land dat is, bepaalt Verordening 883/2004. De hoofdregel is dat iemand verzekerd is in het land waar hij werkt. Maar bij grensoverschrijdend werken draait het om de vraag of er een “substantieel gedeelte” in het woonland wordt gewerkt. Die grens ligt op 25%. Werkt je werknemer 25% of meer van zijn tijd in het woonland, dan verschuift de sociale zekerheidsplicht naar dat woonland, ook als de werkgever in Nederland zit. Dat heeft directe gevolgen: andere premies, een andere inhoudingsplicht, en mogelijk een ander pakket aan uitkeringsrechten. Voor jou als werkgever betekent het dat je in een ander land premieplichtig kunt worden, met alle administratieve gevolgen van dien.
De kaderovereenkomst telewerken
Speciaal voor de na-corona-realiteit van structureel thuiswerken is er sinds 1 juli 2023 een kaderovereenkomst grensoverschrijdend telewerken. Die biedt uitkomst voor een veelvoorkomende situatie: een werknemer die deels thuiswerkt in zijn woonland, deels op kantoor in het werkgeverland.
Onder deze kaderovereenkomst kan een werknemer die tussen de 25% en 50% van zijn tijd telewerkt vanuit het woonland tóch verzekerd blijven in het land van de werkgever, mits werkgever en werknemer hier samen om verzoeken. Belangrijk: dit is een verzoek, geen automatisme. En het werkt alleen als zowel het woonland als het werkgeverland de overeenkomst hebben ondertekend. Nederland, België, Duitsland, Frankrijk, Spanje, Portugal en de meeste andere EU-landen doen mee, maar niet allemaal, controleer dit dus altijd vooraf.
De A1-verklaring en wat erachter zit
Het bewijsstuk waar het in de praktijk om draait is de A1-verklaring. Die toont aan in welk land je werknemer sociaal verzekerd is en is onmisbaar bij controles in het buitenland. Vraag deze tijdig aan, dus niet pas als er een inspecteur voor de deur staat. Vergeet ook de menselijke kant niet. Achter de juridische termen schuilen concrete risico's voor je werknemer: dekking bij ziekte en arbeidsongeschiktheid, opbouw van pensioen en het beruchte AOW-gat. Een verkeerde inschatting kost niet alleen jou als werkgever premies, maar kan je werknemer jaren later met een gat in zijn oudedagsvoorziening opzadelen. Sociale zekerheid is dus een eigenstandig spoor naast de loonheffingen en wie alleen naar de belasting kijkt, mist het halve plaatje. In de volgende blog zoomen we in op een groep die deze regels tot het uiterste oprekt: de digital nomads.
Kijk vooruit en schakel tijdig een fiscaal expert in
Wil je weten wat werken vanuit het buitenland betekent voor jouw onderneming of voor je werknemers? Neem vrijblijvend contact op via 088-1412400 met Susanne Schorel voor deskundig advies. Neem dan gerust contact met ons op via info@forwardfiscalisten.nl.
Je werknemer werkt vanuit Spanje | Hoe zit het met loonheffingen?
De zon schijnt, de laptop staat open op het terras in Andalusië, en je werknemer appt: “Ik blijf nog even hangen, ik werk gewoon door.” Aardig bedoeld. Maar als werkgever krijg jij de vraag op je bord: waar moet ik nu eigenlijk loonheffingen inhouden? Het antwoord begint bij één verdragsartikel.
De hoofdregel: woonland, tenzij
Voor grensoverschrijdend werken in loondienst is artikel 15 van het OESO-modelverdrag leidend. De hoofdregel: het inkomen wordt belast in het woonland van de werknemer, tenzij het werk fysiek in een ander land wordt uitgevoerd. Werkt je werknemer vanuit Spanje, dan kan Spanje in beginsel heffen over het loon dat aan die Spaanse werkdagen is toe te rekenen. Maar er is een belangrijke uitzondering, de bekende 183-dagenregeling. De heffing blijft toch in het woonland (Nederland) als aan drie voorwaarden tegelijk wordt voldaan: de werknemer verblijft niet meer dan 183 dagen in het werkland binnen een periode van twaalf maanden, het loon wordt betaald door of namens een werkgever die niet in het werkland is gevestigd, én het loon komt niet ten laste van een vaste inrichting daar. Worden niet álle drie de voorwaarden vervuld, dan verschuift de heffing.
Salary split en de dagentelling
In de praktijk leidt dit vaak tot een salary split: het loon wordt gesplitst over de dagen die in Nederland en de dagen die in het buitenland worden gewerkt, en elk land heft over zijn deel. Klinkt eenvoudig, maar de dagentelling is dat niet. Het gaat niet alleen om werkdagen maar ook aankomst- en vertrekdagen, weekenden en feestdagen die in het werkland worden doorgebracht kunnen meetellen voor de 183-dagengrens. Onderschat ook het verschil tussen formeel en materieel werkgeverschap niet. Wie het loon betaalt is niet altijd doorslaggevend; wie het gezag uitoefent en voor wiens risico de werkzaamheden zijn, kan de werkgever in de zin van het verdrag zijn. Bij doorbelasting van loonkosten naar een buitenlandse groepsvennootschap kan materieel werkgeverschap ontstaan met directe gevolgen voor waar loonheffing ingehouden moet worden.
Wat kun je onbelast vergoeden?
Werken vanuit het buitenland brengt kosten met zich mee en de werkkostenregeling biedt ruimte om die onbelast te vergoeden. Een paar actuele bedragen voor 2026: de thuiswerkvergoeding bedraagt € 2,45 per dag en de onbelaste reiskostenvergoeding € 0,25 per kilometer. Let op: thuiswerk- en reiskostenvergoeding mogen niet op dezelfde dag voor hetzelfde traject worden gecombineerd. Komt de werknemer juist vanuit het buitenland naar Nederland, dan kan de 30%-regeling spelen. Die is volop in beweging: vanaf 2026 geldt voor iedere werknemer de aftopping op de WNT-norm van € 262.000, en per 2027 daalt het maximale percentage van 30% naar 27%. De partiële buitenlandse belastingplicht is bovendien per 2025 afgeschaft, met overgangsrecht tot en met 2026. Kortom: loonheffingen bij werken in de zon zijn geen kwestie van “we regelen het achteraf wel”. De keuzes die je nu maakt over dagentelling, salary split en vergoedingen bepalen of je over een jaar een sluitend dossier hebt of een naheffing. In de volgende blog kijken we naar sociale zekerheid: een apart spoor met eigen regels.
Behoefte aan deskundig fiscaal advies?
Wil je weten wat werken vanuit het buitenland betekent voor jouw onderneming of voor je werknemers? Neem vrijblijvend contact op via 088-1412400 met Susanne Schorel voor deskundig advies. Je kunt ook direct een mail sturen naar info@forwardfiscalisten.nl. Wij leggen doorgaans op werkdagen binnen 24 uur contact met je, om je concreet verder te helpen.